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代替领导去开会需要注意些什么?

来源:平湖工作圈 时间:2022-01-07 作者:平湖工作圈 浏览量:

职场中开会是常有的事,但当领导让自己代替他去参加会议时,你所需要做的准备比自己参加会议要多得多,不仅要注重礼仪细节,还要关注会前、会中、会后的各项信息,让领导放心。以下是代替领导开会需要准备和注意的地方,看看你做对了吗?

会前准备

1、了解会议基本信息

当你接收到领导要自己去代替他开会这个通知的时候,首先需要确定的是会议通知内容,除了要了解会议主题、时间地点这些基本信息外,还需要了解这一次参会的目的、领导关注哪些会议内容以及是否需要代替发言等。

2、提醒领导与其他人同步信息

这里需要询问领导,其他与会人员是否知道领导不去,而是由你代替参会。这样能间接提醒领导记得与其他参会人同步信息,避免到时自己代替开会时被人误会、产生尴尬。

3、做好其他安排

除了向领导确认好信息之外,自己也需要做好参会准备,包括着装以及前去开会的路线等,参会时还要带上开会必备的物品,包括笔记本、中性笔、录音笔等。另外,要把自己代替开会当天的原计划工作提前安排妥当,如果时间有冲突也好向领导早日汇报。

参会过程

1、保持会议礼仪

参会当天要做的是提前到场,如果你刚好踩着时间到达会场,中间难免会出现其他问题。要知道,代替领导开会,你代表的就是领导,如果迟到,丢的不仅是你自己的脸,也是扫了领导的面子,领导知道后心情不悦,会对你的办事能力产生质疑。同时,开会时也需要注意会议礼仪,记得将手机调成静音。如在开会过程中有问题需要向领导请示,尽可能通过微信、短信联系,不要引起他人注意。

2、做好其他会议中的重要事宜

在参会过程中,你需要做好会议纪要,这样方便会后向领导汇报。而若是需要代替领导发言或提问,应注意态度要不卑不亢,这是在同行面前绝佳的表现机会,会后领导得知你的优秀表现,也会对你欣赏有加。

会后总结

参加完会议的会后工作同样重要,参加完会议后需要确认参与会议是否有纪念品,如果有,无论是多么微不足道的礼物也一定要带回交给领导。如果会议分发资料,需要将资料画出重点,再提交给领导。同时,要交给领导一份会议纪要总结,其中应分点记录参会人的重要发言、会议已议决的或议而未决的事项、会议讨论结果以及后续安排事项等,其中对于领导事先关注的会议要点,应优先排序;对于你认为领导值得关注的要点,可以次之;对于一些常规性的记录,则可以放在最后。

总之,代替领导开会分为会前、会中、会后三个阶段,虽然每个阶段都重要,但是工作量最大的还是在会前准备阶段。在会中和会后自己的工作替代参会的过程会较为被动,如果在会前做好充足准备,才能确保这一次代替领导参与会议不出错。


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