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需求发生变更时,项目经理该如何控制?

来源:平湖工作圈 时间:2022-02-11 作者:平湖工作圈 浏览量:

在项目推进过程中,常常会遇到需求变更的现象,轻则延缓项目执行进度,重则造成项目流产,或者使项目价值大打折扣。此时,作为项目经理,该如何科学应对项目需求之变呢?接下来,就给大家分享一些项目经理如何管理项目需求变更的专业知识。

确认需求变更合理性,及时上报

当一个项目按照既定方案推进时,突然接到客户需求变更的要求时,项目经理需要做到以下几点:

1、了解此项变更的意义是什么?

2、此项变更是否很有必要?

3、该变更对于原有方案最大的冲击力是什么?

4、这种变更该如何跟原有项目方案进行合并承接?

5、需求变更之后的优先级是什么?

6、此项变更对进度和成本基准影响是什么?

当以上问题梳理清楚之后,相信项目经理就能知晓该需求变动对原本项目执行的影响度了,此时无论影响大小,都需要向上一级进行反馈,待上级通过之后才能更新整个项目的范围基准等。

研究新的执行方案,及时沟通

当上级领导已经批准了客户的需求变更要求之后,作为项目经理,第一件事情便是站在客户的位置去梳理此变更是否真的解决了客户的真实痛点,如果不满足,则可以实现对需求变更的第一个拦截。如果需求确实解决了客户痛点,这时就应该告知客户,需要重新评估需求开发周期,如果完成周期已经超过项目经理所能承受的水平了,则应该整理出此需求变更的正负面影响,并提出几个可能的解决方案,联系公司内部会议进行讨论,最终输出可行性解决方案。当然了,当需求变更之后,新执行方案所产生的额外费用和工期,项目经理也要第一时间上报上一级领导,同时也要及时告知客户。

新方案执行阶段,及时同步进度

在需求变更落地、执行新方案阶段,需要项目经理做到以下两点:

1、和客户确认新方案:这个过程往往很痛苦,因为客户一般都是"既想要这个,又想要那个",还不肯承担代价。这个时候就要项目经理发光发热了,动之以情晓之以理、据理力争、卖人情等等。目的只有一个:为项目组或自己的团队争取更多有利的条件。

2、执行新方案:需要项目经理第一时间找出需求变更的根本原因,找出有利于我方的所有因素,并且安抚因为需求变更而受到负面影响的人,从而按照新的项目需求进行执行即可。

综上所述,作为一名优秀的项目经理,当大家遇到客户临时变更项目需求时,建议先确定需求变更的合理性,然后上报上一级领导,召开新方案落地执行研讨会,同时向客户告知需求变更的各项成本,最终在客户同意的情况下带着整个团队落地新方案。整个过程,需要大家保持敏锐的思维和灵活度,能够积极响应需求之变。


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